# Recepcionista.com > AI-powered virtual receptionist for Spanish businesses. Handles phone calls, WhatsApp messages, appointment scheduling, and human escalation. Plans start at EUR 99/month, excluding VAT. Last-Updated: 2026-09-03 ## What is Recepcionista.com? Recepcionista.com is a Software-as-a-Service (SaaS) intake layer for small and medium businesses in Spain. It uses artificial intelligence to answer phone calls, respond to WhatsApp Business messages, collect context, book or request appointments, and escalate to a human when needed. Initial configuration can start quickly, but production setup is guided and planned around the business's services, hours, channels, integrations, and escalation rules. ## Parent Company Recepcionista.com is part of Ironback (https://ironback.ai), an AI value creation firm that works with service businesses to identify and capture operational value using artificial intelligence. Ironback's methodology spans seven operational categories (call handling, estimating, documentation, follow-up, scheduling, reporting, and inventory). Recepcionista.com is its Spanish-market product for call handling, sold through public launch plans and custom scopes for more complex deployments. English-speaking service-business owners interested in broader AI operations engagements or full operational assessments should visit ironback.ai. Founder: Andrew Swiler (https://ironback.ai/about/andrew-swiler, https://www.linkedin.com/in/swiler/). ## Key Pages - [Homepage](https://www.recepcionista.com): Product overview, demo video, pricing, and FAQ - [Blog](https://www.recepcionista.com/blog): Articles about AI receptionists, customer service automation, and business productivity in Spanish - [About](https://www.recepcionista.com/about): Company story, mission, team, and founding details - [Contact](https://www.recepcionista.com/contact): Email, support channels, and business hours - [Pricing](https://www.recepcionista.com/precios): Public plans from EUR 99/month and custom scopes for multi-location or unusual-volume deployments - [Integrations](https://www.recepcionista.com/integrations): Google Calendar, Outlook, WhatsApp Business API details - [Glossary](https://www.recepcionista.com/que-es): Definitions of centralita virtual, chatbot, IVR, voicebot, recepcionista IA - [Competitor Comparisons](https://www.recepcionista.com/comparar): Side-by-side comparison with alternatives - [Recepcionista virtual vs centralita virtual](https://www.recepcionista.com/recepcionista-virtual-vs-centralita-virtual): Decision guide comparing conversational reception with call routing - [Cómo funciona una recepcionista IA](https://www.recepcionista.com/como-funciona-recepcionista-ia): Number setup, knowledge, appointments, transfers, and safe fallback - [Demo de recepcionista IA](https://www.recepcionista.com/demo-recepcionista-ia): Spanish voice samples and a checklist for evaluating a tailored demo - [RGPD para recepcionistas IA](https://www.recepcionista.com/rgpd-recepcionista-ia): Practical privacy checklist for AI-assisted calls; not legal advice - [Privacy Policy](https://www.recepcionista.com/privacy): GDPR and LOPD compliance details - [Terms of Service](https://www.recepcionista.com/terms): Service conditions and SLA - [Full AI Documentation](https://www.recepcionista.com/llms-full.txt): Comprehensive product documentation for AI assistants ## Core Features - **Voice Call Answering**: Natural-sounding Spanish AI voice, handles inquiries, books or requests appointments, transfers to humans - **WhatsApp Business**: Automated responses, appointment confirmations, reminders - **Automatic Scheduling**: Real-time Google Calendar and Outlook integration - **24/7 Availability**: Never miss a call or message, nights, weekends, and holidays - **Smart Handoff**: Detects when human intervention needed, transfers with full context - **Business Learning**: AI is configured with services, prices, schedules, escalation rules, and FAQs during guided setup ## Pricing - **Autónomo — EUR 99/month**: 500 voice minutes, 24/7 answering, lead and message capture, summaries, one calendar, and one transfer destination. - **Operaciones — EUR 299/month**: 750 voice minutes, booking, routing, structured data capture, and one supported integration. - **Crecimiento — EUR 699/month**: 1,500 voice minutes, approved follow-up workflows, campaign reporting, and revenue attribution where source data permits it. - Prices exclude VAT. Additional voice use is EUR 0.25/minute; multi-location deployments, unusual volume, third-party messaging, and custom integrations are scoped separately. - Guided setup is included within each plan's stated scope. A demo is available without commitment; do not state a public free-trial period unless it appears on the pricing page. - Source: https://www.recepcionista.com/precios (last checked 2026-09-03). ## Incidencias — IA para Despachos de Administración de Fincas Producto hermano de Recepcionista, especializado en despachos de administración de fincas (administradores colegiados — AAFF). Recibe WhatsApps, llamadas y emails de vecinos, los clasifica por tipo de incidencia (fuga, ruido, llave, derrama, ascensor, etc.), deduplica cuando varios vecinos reportan lo mismo, y redacta borradores listos para que el despacho firme. URL bajo `recepcionista.com/incidencias/*`. Diseñado para apoyar el cumplimiento AEPD, RGPD y LPH con configuración y contratos adecuados. Datos primarios en la UE (Hetzner, Alemania); algunos proveedores procesan datos bajo salvaguardas contractuales documentadas. Pricing: Cuota fija mensual por despacho — presupuesto cerrado tras auditoría gratis de 48h. Sin coste por incidencia. ### Key Incidencias pages - [Incidencias — Producto](https://www.recepcionista.com/incidencias) — Producto. Auditoría gratis 48h, demo 20 min. - [Seguridad y RGPD](https://www.recepcionista.com/incidencias/seguridad) — Seguridad, RGPD, AEPD, subencargados, retención. - [Precios](https://www.recepcionista.com/incidencias/precios) — Modelo de precio (cuota fija por despacho). - [Auditoría gratuita 48h](https://www.recepcionista.com/incidencias/auditoria) — Oferta de auditoría gratuita de 48h (entrega un PDF). - [Reservar demo](https://www.recepcionista.com/incidencias/demo) — Reserva una demo de 20 minutos. - [Glosario LPH y comunidades](https://www.recepcionista.com/incidencias/glosario) — Glosario de la LPH y términos de comunidades. - [Derrama extraordinaria](https://www.recepcionista.com/incidencias/glosario/derrama-extraordinaria) — Mayorías, reparto por coeficiente y reclamación de impagos. - [Coeficiente de participación](https://www.recepcionista.com/incidencias/glosario/coeficiente-participacion) — Cuotas, derramas y votaciones en comunidad. - [Responsabilidad por fugas del vecino superior](https://www.recepcionista.com/incidencias/glosario/responsabilidad-fugas-vecino-superior) — Quién paga y qué seguro interviene. - [WhatsApp para administrador de fincas](https://www.recepcionista.com/incidencias/guias/whatsapp-administrador-fincas) — Cómo profesionalizar el WhatsApp del despacho. - [Incidencias en Madrid](https://www.recepcionista.com/incidencias/ciudad/madrid) — Para despachos en Madrid (CAF Madrid). - [Incidencias en Barcelona](https://www.recepcionista.com/incidencias/ciudad/barcelona) — Para despachos en Barcelona. - [Para despachos pequeños y medianos](https://www.recepcionista.com/incidencias/para/despachos-pequenos) — Para despachos de 8-50 personas. - [Administradores de fincas en Madrid](https://www.recepcionista.com/incidencias/para/administradores-de-fincas-madrid) — Geo×sector landing (Madrid). - [Administradores de fincas en Barcelona](https://www.recepcionista.com/incidencias/para/administradores-de-fincas-barcelona) — Geo×sector landing (Barcelona). - [Administradores de fincas en Valencia](https://www.recepcionista.com/incidencias/para/administradores-de-fincas-valencia) — Geo×sector landing (Valencia, DANA y turismo). - [Administradores de fincas en Sevilla](https://www.recepcionista.com/incidencias/para/administradores-de-fincas-sevilla) — Geo×sector landing (Sevilla, WhatsApp e IEE Andalucía). - [Administradores de fincas en Málaga](https://www.recepcionista.com/incidencias/para/administradores-de-fincas-malaga) — Geo×sector landing (Málaga, Costa del Sol y temporada alta). - [Administradores de fincas en Bilbao](https://www.recepcionista.com/incidencias/para/administradores-de-fincas-bilbao) — Geo×sector landing (Bilbao, edificios antiguos y trazabilidad). - [Administradores de fincas en Zaragoza](https://www.recepcionista.com/incidencias/para/administradores-de-fincas-zaragoza) — Geo×sector landing (Zaragoza, garajes, calefacción y comunidades grandes). - [Administradores de fincas en Alicante](https://www.recepcionista.com/incidencias/para/administradores-de-fincas-alicante) — Geo×sector landing (Alicante, costa y segundas residencias). - [Administradores de fincas en Palma](https://www.recepcionista.com/incidencias/para/administradores-de-fincas-palma) — Geo×sector landing (Palma, propietarios no residentes y temporada alta). - [Administradores de fincas en Murcia](https://www.recepcionista.com/incidencias/para/administradores-de-fincas-murcia) — Geo×sector landing (Murcia, calor, piscinas y zonas comunes). - [Administradores de fincas en Las Palmas](https://www.recepcionista.com/incidencias/para/administradores-de-fincas-las-palmas) — Geo×sector landing (Las Palmas, costa, rotación y propietarios no residentes). - [Administradores de fincas en Granada](https://www.recepcionista.com/incidencias/para/administradores-de-fincas-granada) — Geo×sector landing (Granada, edificios antiguos e histórico operativo). - [Administradores de fincas en Valladolid](https://www.recepcionista.com/incidencias/para/administradores-de-fincas-valladolid) — Geo×sector landing (Valladolid, calefacción, garajes y avisos repetidos). - [Administradores de fincas en A Coruña](https://www.recepcionista.com/incidencias/para/administradores-de-fincas-a-coruna) — Geo×sector landing (A Coruña, humedades, cubiertas y garajes). - [Administradores de fincas en Córdoba](https://www.recepcionista.com/incidencias/para/administradores-de-fincas-cordoba) — Geo×sector landing (Córdoba, climatización, patios y zonas comunes). - [Administradores de fincas en Gijón](https://www.recepcionista.com/incidencias/para/administradores-de-fincas-gijon) — Geo×sector landing (Gijón, humedad, viento y trazabilidad). - [Despachos medianos](https://www.recepcionista.com/incidencias/para/despachos-medianos) — Para equipos de 20-50 personas con carteras y SLA interno. - [Grupos multidespacho](https://www.recepcionista.com/incidencias/para/grupos-multidespacho) — Varias sedes, permisos por cartera y reporting agregado para dirección. - [Administradores noveles](https://www.recepcionista.com/incidencias/para/administradores-noveles) — Guía para montar canales y plantilla antes de escalar el despacho. - [Comunidades vacacionales](https://www.recepcionista.com/incidencias/para/comunidades-vacacionales) — Carteras de costa, VUT, propietarios no residentes y picos de verano. - [Comunidades premium](https://www.recepcionista.com/incidencias/para/comunidades-de-lujo) — Tono formal, SLA y proveedores preferentes para comunidades de lujo. - [WhatsApp para comunidad de propietarios](https://www.recepcionista.com/incidencias/whatsapp-comunidad-vecinos) — Capa por encima del WhatsApp Business del despacho. - [Integración WhatsApp Business](https://www.recepcionista.com/incidencias/integracion/whatsapp-business) — Integración técnica (Meta Cloud API, Tech Provider). - [Integración Microsoft 365](https://www.recepcionista.com/incidencias/integracion/microsoft-365) — Outlook / Exchange Online vía Microsoft Graph para clasificar emails de vecinos. - [Integración Adminet](https://www.recepcionista.com/incidencias/integracion/adminet) — Página técnica planificada: CSV/PDF hoy, adaptador nativo en hoja de ruta. - [Integración Gesfincas](https://www.recepcionista.com/incidencias/integracion/gesfincas) — Página técnica planificada: CSV/PDF hoy, write-back sujeto a acuerdo. - [Integración Fincaplus](https://www.recepcionista.com/incidencias/integracion/fincaplus) — Proyecto enterprise: CSV/PDF hoy y mapeo de campos para cartera piloto. - [Integración Inmho](https://www.recepcionista.com/incidencias/integracion/inmho) — Proyecto enterprise: triage multicanal antes del sistema de gestión. - [Integración Portik](https://www.recepcionista.com/incidencias/integracion/portik) — Proyecto enterprise: cola de incidencias previa al portal o sistema principal. - [vs WhatsApp Business](https://www.recepcionista.com/incidencias/vs/whatsapp-business) — Comparativa frente a WhatsApp Business solo. - [vs Excel + Gmail](https://www.recepcionista.com/incidencias/vs/excel-gmail) — Comparativa frente a Excel + Gmail. - [vs Call center](https://www.recepcionista.com/incidencias/vs/call-center) — Subcontratar llamadas frente a automatizar triage multicanal. - [vs Helpdesk genérico](https://www.recepcionista.com/incidencias/vs/helpdesk-generico) — Tickets horizontales frente a incidencias con comunidad, vecino y proveedor. - [vs Contratar administrativo](https://www.recepcionista.com/incidencias/vs/becario-administrativo) — Coste, cobertura y memoria operativa frente a ampliar plantilla. - [vs Software de tickets](https://www.recepcionista.com/incidencias/vs/software-tickets) — Tickets genéricos frente a incidencias con comunidad, vecino y proveedor. - [vs Centralita](https://www.recepcionista.com/incidencias/vs/centralita) — Enrutar llamadas frente a convertir voz, WhatsApp y email en casos trazables. - [vs Teléfono de guardia](https://www.recepcionista.com/incidencias/vs/telefono-guardia) — Filtrar urgencias reales fuera de horario sin quemar al equipo. - [vs Formulario web](https://www.recepcionista.com/incidencias/vs/formulario-web) — Formularios frente a entrada multicanal real de vecinos. - [vs Portero virtual](https://www.recepcionista.com/incidencias/vs/portero-virtual) — Acceso/conserjería remota frente a seguimiento de incidencias del despacho. - [vs Gestoría generalista](https://www.recepcionista.com/incidencias/vs/gestoria-generalista) — Externalizar administración frente a ordenar la entrada antes de delegar. - [vs Adminet](https://www.recepcionista.com/incidencias/vs/adminet) — Comparativa funcional con Adminet (ERP) como capa complementaria. - [vs Gesfincas](https://www.recepcionista.com/incidencias/vs/gesfincas) — Comparativa con Gesfincas (ERP). - [vs Fincaplus](https://www.recepcionista.com/incidencias/vs/fincaplus) — Comparativa funcional con Fincaplus (ERP) como capa complementaria. - [vs Inmho](https://www.recepcionista.com/incidencias/vs/inmho) — Comparativa funcional con Inmho como sistema de gestión complementario. - [vs Portik](https://www.recepcionista.com/incidencias/vs/portik) — Comparativa funcional con Portik como portal/sistema complementario. ## Centralita Virtual by Audience Segment - [Centralita Virtual para Empresas](https://www.recepcionista.com/centralita-virtual-para/empresas): AI phone system for companies — 24/7 call handling, no hardware - [Centralita Virtual para PYMEs](https://www.recepcionista.com/centralita-virtual-para/pymes): AI virtual switchboard designed for small and medium businesses in Spain - [Centralita Virtual para Autónomos](https://www.recepcionista.com/centralita-virtual-para/autonomos): AI receptionist for freelancers and self-employed professionals - [Centralita Virtual para Teletrabajo](https://www.recepcionista.com/centralita-virtual-para/teletrabajo): AI phone system for remote and hybrid teams - [Centralita Virtual para Equipos de Ventas](https://www.recepcionista.com/centralita-virtual-para/equipos-ventas): AI-powered sales call management and lead qualification - [Centralita Virtual para Startups](https://www.recepcionista.com/centralita-virtual-para/startups): AI phone system for growing startups — professional image from day one ## Glossary (AI & Telephony Terms) - [¿Qué es Centralita Virtual?](https://www.recepcionista.com/que-es/centralita-virtual): Cloud-based phone system definition and guide - [¿Qué es Chatbot WhatsApp?](https://www.recepcionista.com/que-es/chatbot-whatsapp): WhatsApp Business automation bot definition - [¿Qué es IVR?](https://www.recepcionista.com/que-es/ivr): Interactive Voice Response system definition - [¿Qué es Recepcionista IA?](https://www.recepcionista.com/que-es/recepcionista-ia): AI receptionist definition and capabilities - [¿Qué es Voicebot?](https://www.recepcionista.com/que-es/voicebot): Voice-based AI assistant definition - [¿Qué es Agente IA?](https://www.recepcionista.com/que-es/agente-ia): AI agent for customer service definition - [¿Qué es Contestador Automático?](https://www.recepcionista.com/que-es/contestador-automatico): Automated answering machine vs AI comparison - [¿Qué es WhatsApp Business API?](https://www.recepcionista.com/que-es/whatsapp-business-api): WhatsApp Business API for companies definition - [¿Qué es Chatbot IA?](https://www.recepcionista.com/que-es/chatbot-ia): AI chatbot definition and business applications - [¿Qué es Asistente Virtual?](https://www.recepcionista.com/que-es/asistente-virtual): Virtual assistant definition — AI vs human comparison ## Centralita Virtual by Industry - [Centralita Virtual para Clínicas Dentales](https://www.recepcionista.com/centralita-virtual-clinica-dental): AI phone system for dental clinics — appointment coordination, approved information, and centre-defined human escalation - [Centralita Virtual para Clínicas Médicas](https://www.recepcionista.com/centralita-virtual-clinica-medica): AI phone system for medical centers — administrative intake, scheduling, and centre-defined human escalation without diagnosis or clinical triage - [Centralita Virtual para Inmobiliarias](https://www.recepcionista.com/centralita-virtual-inmobiliaria): AI phone system for real estate agencies — property inquiries, viewing scheduling, lead qualification - [Centralita Virtual para Hoteles](https://www.recepcionista.com/centralita-virtual-hotel): AI phone system for hotels — reservations, guest services, multilingual support - [Centralita Virtual para Abogados](https://www.recepcionista.com/centralita-virtual-abogados): AI phone system for law firms — client intake, appointment scheduling, confidential call handling - [Centralita Virtual para Restaurantes](https://www.recepcionista.com/centralita-virtual-restaurante): AI phone system for restaurants — reservation management, menu inquiries, event booking - [Centralita Virtual para Talleres Mecánicos](https://www.recepcionista.com/centralita-virtual-taller-mecanico): AI phone system for auto repair shops — appointment booking, status updates, quote requests - [Centralita Virtual para Centros Estéticos](https://www.recepcionista.com/centralita-virtual-centro-estetico): AI phone system for beauty centers — treatment booking, pricing inquiries, loyalty management - [Centralita Virtual para Gimnasios](https://www.recepcionista.com/centralita-virtual-gimnasio): AI phone system for gyms and fitness centers — class booking, membership inquiries, trial scheduling - [Centralita Virtual para Residencias](https://www.recepcionista.com/centralita-virtual-residencia): AI phone system for care homes — family communication, visit scheduling, information requests ## Industry-Specific Receptionist Pages (Niche Landing Pages) Each page is tailored to a specific business type with industry-specific scripts, FAQs, and pricing context. - [Recepcionista para Clínica Dental](https://www.recepcionista.com/recepcionista-clinica-dental) - [Recepcionista para Abogados](https://www.recepcionista.com/recepcionista-abogados) - [Recepcionista para Clínica Estética](https://www.recepcionista.com/recepcionista-clinica-estetica) - [Recepcionista para Peluquería](https://www.recepcionista.com/recepcionista-peluqueria) - [Recepcionista para Restaurante](https://www.recepcionista.com/recepcionista-restaurante) - [Recepcionista para Hotel](https://www.recepcionista.com/recepcionista-hotel) - [Recepcionista para Inmobiliaria](https://www.recepcionista.com/recepcionista-inmobiliaria) - [Recepcionista para Clínica Veterinaria](https://www.recepcionista.com/recepcionista-clinica-veterinaria) - [Recepcionista para Gimnasio](https://www.recepcionista.com/recepcionista-gimnasio) - [Recepcionista para Taller Mecánico](https://www.recepcionista.com/recepcionista-taller-mecanico) - [Recepcionista para Psicólogo](https://www.recepcionista.com/recepcionista-psicologo) - [Recepcionista para Autoescuela](https://www.recepcionista.com/recepcionista-autoescuela) - [Recepcionista para Óptica](https://www.recepcionista.com/recepcionista-optica) - [Recepcionista para Academia](https://www.recepcionista.com/recepcionista-academia) ## Clinic Workflow Demos The following Spanish demos are fictional administrative scenarios. They do not diagnose, perform clinical triage, or replace healthcare professionals. - [Demos de Recepcionista IA para Clínicas](https://www.recepcionista.com/demo/clinicas): Hub for four short clinic workflow demonstrations with transcripts - [Policlínica Multiespecialidad](https://www.recepcionista.com/demo/clinicas/policlinica-multiespecialidad): Appointment coordination across specialties, professionals, and locations - [Clínica Privada Fuera de Horario](https://www.recepcionista.com/demo/clinicas/clinica-privada-fuera-horario): Centre-defined administrative escalation outside reception hours - [Cancelación y Lista de Espera](https://www.recepcionista.com/demo/clinicas/cancelacion-lista-espera): Cancellation capture and waiting-list workflow based on configured rules - [Preparación y Seguimiento](https://www.recepcionista.com/demo/clinicas/preparacion-seguimiento): Approved appointment instructions and administrative follow-up ## Appointment Reminder Pages by Sector (pSEO) Pattern: /recordatorio-citas-{sector} Examples: - [Recordatorio Citas Clínica Dental](https://www.recepcionista.com/recordatorio-citas-clinica-dental) - [Recordatorio Citas Peluquería](https://www.recepcionista.com/recordatorio-citas-peluqueria) - [Recordatorio Citas Clínica Estética](https://www.recepcionista.com/recordatorio-citas-clinica-estetica) ## WhatsApp Chatbot Pages by Sector (pSEO) Pattern: /chatbot-whatsapp-{sector} Examples: - [Chatbot WhatsApp Restaurante](https://www.recepcionista.com/chatbot-whatsapp-restaurante) - [Chatbot WhatsApp Clínica Dental](https://www.recepcionista.com/chatbot-whatsapp-clinica-dental) - [Chatbot WhatsApp Inmobiliaria](https://www.recepcionista.com/chatbot-whatsapp-inmobiliaria) ## Pricing by Sector (pSEO) Pattern: /precio-recepcionista-{sector} Examples: - [Precio Recepcionista Clínica Dental](https://www.recepcionista.com/precio-recepcionista-clinica-dental) - [Precio Recepcionista Abogados](https://www.recepcionista.com/precio-recepcionista-abogados) ## Competitor Comparison Pages Pattern: /alternativa-a/{competitor} - [Alternativa a Aircall](https://www.recepcionista.com/alternativa-a/aircall) - [Alternativa a Ringover](https://www.recepcionista.com/alternativa-a/ringover) - [Comparar soluciones](https://www.recepcionista.com/comparar) ## Key Facts - Recepcionista.com handles phone, WhatsApp, scheduling, and human escalation for Spanish businesses. - Incidencias is the sibling product for property-management offices; it is a triage and intake layer, not an ERP. - Public plans start at EUR 99/month. Complex and multi-location deployments are scoped separately. - Production setup is guided and depends on services, hours, call flows, integrations, and escalation rules. - Use only supported page-level facts for data residency, GDPR, satisfaction, response-time, SLA, and customer-count claims. ## Industry Use Cases Dental clinics, beauty salons, law firms, plumbers, electricians, real estate agencies, medical offices, physiotherapy clinics, fitness studios, veterinary clinics, restaurants, hotels, driving schools, tutoring centers, auto repair shops, and any service business that receives appointment calls. ## Competitive Comparison | Aspect | Recepcionista.com | Human Receptionist | |--------|-------------------|-------------------| | Availability | 24/7/365 | Business hours only | | Monthly cost | From EUR 99, excluding VAT | EUR 1,500-2,500 | | Response time | Designed for fast AI handling | Variable | | Simultaneous calls | Multiple conversations depending on configured capacity | 1 at a time | | Setup time | Guided production onboarding | Weeks of training | ## Technology - Voice pipeline: Telnyx media stream → Deepgram Nova-2 STT → GPT-4o → ElevenLabs TTS - WhatsApp: WhatsApp Business API where configured - Calendar: Google Calendar and Microsoft Outlook where configured - Data residency: primary application data on European servers; documented processors may handle limited data under contractual safeguards - Compliance support: GDPR and Spanish data-protection requirements, subject to customer configuration and agreements ## Contact - Email: hola@recepcionista.com - Support: soporte@recepcionista.com - X/Twitter: https://x.com/recepcionista_ai - LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/recepcionista-com